La transformación digital poco a poco ha venido impactando el sistema de gestión de documentos, al punto de que la DIAN anunció la obligatoriedad del documento soporte de adquisiciones para no obligados a facturar electrónicamente.
Este documento que era conocido como documento equivalente, ahora se denomina documento soporte y trae como novedad que debe implementarse electrónicamente cumpliendo con las condiciones establecidas por la DIAN.
Pero ¿qué es el documento soporte?
Es el documento que deben expedir los facturadores electrónicos al momento de adquirir un producto o servicio por parte de un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente. En otras palabras, es el documento que usan los compradores para soportar las compras realizadas a proveedores que no emiten facturas electrónicas.
Para su implementación es necesario autorizar una nueva resolución de numeración independiente de la resolución de numeración de factura electrónica. Este rango se elige a criterio del facturador de acuerdo con la cantidad de documentos que genere y el comportamiento de su empresa.
Esta implementación trae grandes beneficios como:
- Usar el costo o la deducción en la declaración de renta.
- Mantener actualizada la información de sus costos, deducciones e impuestos descontables reportados en la DIAN.
- Acceder a nuevos servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
- Trazabilidad del gasto, evitando defraudación del fisco.
De acuerdo con la resolución 000167 del 30 diciembre del 2021, el plazo para transmitir el documento soporte a la DIAN es a más tardar el 2 de mayo del 2022.
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