La DIAN amplía el plazo al 1 de noviembre para los Documentos Equivalentes.

La DIAN anunció que se amplía el plazo establecido en el numeral 2 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, modificado por el artículo 1 de la Resolución 000008 de 2024, para los documentos cuya implementación obligatoria estaba prevista para el 1 de agosto de 2024, indicando que la nueva fecha será el 1 de noviembre de 2024.

Principales Modificaciones de la Resolución 000165:

1. Se elimina la expresión "siempre y cuando no correspondan a los documentos equivalentes electrónicos" del inciso 4 del artículo 4 de la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023.

2. Se amplía el plazo establecido en el numeral 2 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, modificado por el artículo 1 de la Resolución 000008 de 2024, para los documentos cuyo plazo de implementación estaba previsto para el 1 de agosto de 2024, indicando que la nueva fecha será el 1 de noviembre de 2024.

3. Se establece un plazo prudencial máximo de 48 horas para la generación y transmisión, a efectos de validación por la DIAN, del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros de forma electrónica. Este plazo empieza a contar a partir de la fecha y hora de la reserva realizada en el GDS del tiquete.

4. La denominación del numeral 3 del artículo 42 de la Resolución 165 de 2023 cambia de "Documentos equivalentes, expedidos por las máquinas registradoras con sistema POS" a "Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.".

5. Se establece que los facturadores electrónicos pueden diseñar las representaciones gráficas en otra divisa u otro idioma, sin perjuicio de expedirlas en idioma español y en pesos colombianos. Por esta razón, se adiciona un parágrafo al artículo 66 de la Resolución 000165 de 2023.

Los Documentos Equivalentes Electrónicos Obligatorios que deberán ser Emitidos para la fecha en mención son los siguientes:

1. Facturas de Servicios Públicos Domiciliario.

Las empresas que proveen servicios de agua, electricidad y gas deberán emitir y enviar facturas electrónicas. Este cambio no solo moderniza el proceso de facturación, sino que también asegura su validez fiscal y facilita la consulta por parte de los consumidores, aumentando la transparencia en los costos. 

2. Tiquetes de Transporte de Pasajeros.

Las compañías de transporte terrestre y aéreo deberán adoptar la emisión de tiquetes electrónicos. Estos tiquetes deben ser generados y validados en tiempo real, lo que simplificará la facturación y mejorará la experiencia del usuario.

3. Extractos Bancarios.

Las instituciones financieras estarán obligadas a emitir y enviar extractos bancarios en formato electrónico. Estos extractos deben ser transmitidos a los clientes de manera segura e incluir detalles completos sobre las transacciones, ayudando a los usuarios a gestionar mejor sus finanzas. 

Implementar los documentos equivalente electrónicos ofrece grandísimas ventajas puntualmente en función de la digitalización de las compañías, algunas de las cuales son:

1. Mayor Transparencia y Seguridad 

La digitalización garantiza la integridad y el seguimiento de las transacciones, minimizando el riesgo de fraude y errores. Esto es esencial para mantener la confianza del consumidor y cumplir con las normativas fiscales. 

2. Eficiencia Administrativa

El manejo electrónico de documentos simplifica los procedimientos administrativos, reduce el uso de papel y mejora la organización interna. Esto permite a las empresas concentrarse en actividades más estratégicas. 

3. Reducción de Costos Operativos

Aunque la inversión inicial puede ser alta, la digitalización puede reducir costos relacionados con el manejo y almacenamiento de documentos físicos, así como los errores en la facturación a largo plazo. 

4. Cumplimiento de Normativas

Las empresas que se adapten a estos nuevos requisitos evitarán sanciones y protegerán su estabilidad financiera y reputación, además de beneficiarse de incentivos fiscales ofrecidos por las autoridades. 

La Resolución 000165 de la DIAN marca un cambio fundamental hacia la modernización en la gestión de documentos electrónicos en Colombia y expande el tiempo para que todos los grandes contribuyentes puedan cumplir en tiempo con sus obligaciones fiscales. Con la obligatoriedad de emitir ciertos documentos en formato electrónico, se espera una mayor transparencia, seguridad y eficiencia en la administración de transacciones. Por eso es necesario que las empresas se adapten a estos nuevos requerimientos para asegurar el cumplimiento normativo y aprovechar los beneficios de la digitalización.

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