En la era de la transformación digital, las empresas en Colombia se enfrentan a un reto de equilibrio que consiste en cumplir de manera rigurosa con sus obligaciones de expedición y control de comprobantes fiscales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sin cruzar la delgada línea que protege la privacidad de los usuarios bajo la Ley 1581 de 2012. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, mantiene bajo la lupa cómo se recopila y almacena la información dentro de las plataformas de facturación, lo que recuerda que la necesidad de un registro contable no anula el derecho al Habeas Data.
Durante años, la emisión de facturas ha sido utilizada de manera errónea por algunos comercios como un canal para capturar bases de datos de clientes con fines publicitarios. Sin embargo, la normativa vigente de la DIAN —sustentada en la Resolución 165 de 2023 y la Resolución 00002 de 2025— establece un límite estricto sobre los requerimientos de información hacia el comprador. Para expedir una factura electrónica a un consumidor final, únicamente son obligatorios tres datos: nombre completo o razón social, el tipo y número de identificación (cédula o NIT) y el correo electrónico.
Este último dato, además, tiene una finalidad única que es el envío del documento fiscal. De hecho, si el adquirente prefiere recibir la factura impresa, no es posible obligarlo a suministrar su correo electrónico ni tampoco se le puede negar la entrega del comprobante. Adicionalmente, las autoridades prohíben de forma expresa exigir copias físicas del RUT, de la cédula, direcciones de residencia o números de teléfono celular para concretar el proceso. Cualquier vulneración a estas directrices puede ser denunciada directamente por los ciudadanos a través de los canales oficiales habilitados por la DIAN.
Articular la conservación de comprobantes con la seguridad de los datos
El verdadero desafío para las empresas radica en la custodia y conservación de estos comprobantes fiscales. Aunque las normativas tributarias imponen la obligación de conservar las facturas emitidas, la Ley de Protección de Datos Personales exige que este almacenamiento se realice bajo "medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas" que impidan la pérdida, el acceso no autorizado o el uso indebido de la información recopilada.
El aspecto fundamental de esta articulación reside en el principio de limitación de la finalidad. Los datos recogidos en el ecosistema facturador no pueden ser destinados a otros propósitos, como el envío de publicidad o campañas de mercadeo, a menos que el titular de la información otorgue una autorización previa, expresa e informada de manera independiente al proceso de facturación. De lo contrario, las empresas se exponen a severas multas de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) impuestas por la SIC.
Hacia un modelo de confianza digital con Estela
Para mitigar riesgos y agilizar el proceso en sitio, la DIAN y la SIC han integrado un servicio de consulta automatizada que permite autocompletar el nombre y el correo electrónico del comprador a partir únicamente de su número de cédula, lo cual asegura que la información se use con el fin exclusivo de facturar. Adoptar estas herramientas de minimización de datos evita sanciones legales y además posiciona a las organizaciones como entidades comprometidas con la privacidad, con lo que se transforma el cumplimiento normativo en un pilar de confianza y competitividad en el mercado colombiano.
La gestión segura y el cumplimiento normativo estricto en la emisión de documentos electrónicos representan una prioridad crítica para prevenir riesgos de sanciones por parte de la SIC y la DIAN. Por ello, las organizaciones deben implementar soluciones tecnológicas capaces de asegurar la protección de la información en cada transacción.
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