La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha encontrado alarmantesfalencias e...
Características y condiciones de la Factura Electrónica-DIAN
Ya comenzó la siguiente etapa para la facturación electrónica en Colombia, así que, si tú eres un seleccionado por la DIAN o Voluntario a utilizar este sistema debes de conocer las principales características de la factura electrónica.
A partir del 1 de enero del 2019 será obligatorio la facturación electrónica, lo cual, hace que tengas mejores beneficios al usar este sistema, existen requisitos que deben aplicarse en las facturas electrónicas y a su validación por parte de proveedores autorizados por la DIAN como Ekomercio.
Es muy importante cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN, por ello te decimos cuales son las características de la Factura Electrónica.
Deben de tomar en cuenta que su factura debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y discriminar el impuesto al consumo cuando esa el caso, así como, cada una de sus características para su generación.
- Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
- Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso.
- Facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura.
- Permitir la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma electrónica o digital para garantizar autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
Otros características sobre la Factura Electrónica a considerar según el Decreto 2242 de 2015 son:
- Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios.
- Tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas.
- Permite el cumplimiento de las condiciones establecidas por la DIAN en relación con la expedición (generación y entrega), recibo, rechazo y conservación.
Existen diferentes estatus de facturas electrónicas como:
- Expedición (generación y entrega),
- Recibo,
- Rechazo y
- Conservación.
Dentro de estos estatus existen diferentes condiciones que se den cumplir como en la expedición (generación y entrega) de Factura electrónica, los cuales son:
Condiciones de generación.
- Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Cumplir requisitos del 617 ET y discriminar el impuesto al consumo cuando sea del caso.
- Incluir firma digital para garantizar autenticidad e integridad y no repudio.
- Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE.
- NIT del obligado y el adquiriente, en caso.
Condiciones de entrega por parte del obligado al adquirente:
- Electrónicamente cuando el adquirente también expida factura electrónica.
- Electrónicamente cuando el adquirente, aunque no sea facturador electrónico decida recibir factura en formato electrónico.
- Una representación gráfica en formato impreso o formato digital en los términos acordados por las partes, cuando el adquirente no haya optado por recibir la factura electrónica en formato electrónico de generación.
La DIAN podrá establecer:
- Especificaciones técnicas y el acceso al software
- La información que el software contenga y genere
- La interacción de los sistemas de facturación
- – Inventarios
- – Sistemas de pago
- – IVA e Impo-consumo
- – Retención en la fuente practicado
- – Contabilidad
- – Información tributaria que legalmente sea exigida
El adquirente deberá́ rechazar la factura electrónica que no cumpla con alguna de las siguientes condiciones:
- El formato XML estándar establecido por la DIAN.
- Existencia de los requisitos aplicables del articuló 617 del Estatuto Tributario y discriminación del impuesto al consumo cuando sea del caso.
- Existencia de la firma digital.
- Posibilidad de leer la factura.
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN
- Uso y validez del código único de factura electrónica CUFE.
- NIT del obligado a facturar electrónicamente y del adquirente, si fuera el caso.
En es siguiente cuadro se muestran las obligaciones, infracciones y sanciones de las Personas jurídicas habilitadas para validar y transmitir Factura Electrónica:
|
Obligación |
Infracción |
Sanción |
|
a) Validar FE (términos, requisitos y características) |
• a) No Validar FE con req. • b) Validar FE sin req |
a) Cancelación b) 10 UVT por FE max 10.000 |
|
b) Transmitir a la DIAN FE validadas según requisitos |
c) No trasmitir FE Validadas d) Trasmitir FE sin req |
c) Cancelación d) 10 UVT por FE max 10.000 |
|
c) Garantizar confidencialidad y reserva de la información |
e) Violar confidencialidad y reserva. |
e) Cancelación |
|
d) Mantener requisitos y condiciones |
f) Obtener habilitación fraudulentamente g) No mantener req |
f) Cancelación g) Cancelación |
|
e) Abstenerse de realizar maniobras fraudulentas: operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias, y cualquier otra |
h) Utilizar maniobras fraudulentas |
h) Cancelación |
Durante las vigencias fiscales 2018 la DIAN podrá seleccionar algunos sectores económicos para expedir Factura Electrónica, de acuerdo con estudios sectoriales y en el 1 de enero de 2019 será obligatoria su expedición.
En Ekomercio contamos con todas las soluciones informáticas para que tu empresa cumpla con las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación que solicita la DIAN.
