La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha encontrado alarmantes falencias e incumplimientos en el proceso de facturación electrónica en Colombia. Dejando en evidencia la importancia de que las empresas revisen sus procedimientos internos para evitar sanciones y multas por parte de este organismo de control.
Desde marzo de 2023, la DIAN inició simultáneamente a nivel nacional, la "Campaña para la Facilitación del Cumplimiento de la Obligación Formal de Exigir y Expedir Factura Electrónica de Venta", realizando, hasta esta fecha, alrededor de 5.662 visitas a responsables de facturar electrónicamente, cifra que sigue en crecimiento puesto que la campaña continúa. ¿El resultado? La identificación de una serie de malas prácticas que incumplen la ley.
A su vez, la DIAN detectó que los facturadores electrónicos no expiden su Factura Electrónica de Venta, debido al desconocimiento sobre las diferencias entre el sistema POS y Factura Electrónica de Venta -FEV.
¿Cuáles son las malas prácticas identificadas por la DIAN?
Preguntar al comprador si quiere factura: la obligación legal es expedirla y entregarla en todos los casos. La factura debe expedirse en el momento de la transacción, independientemente de si el comprador la solicita o no.
En el caso de Grandes Contribuyentes, se encontró que, pese a que están obligados desde el pasado 1 de febrero a expedir la factura electrónica en lugar del tiquete del sistema POS, cuando la venta del bien o servicio supere las 5 UVT, esto es, $212.060 (año 2023) sin incluir impuestos, no están entregando la factura y los remiten a un aviso donde indican un correo electrónico para solicitarla. La expedición de la factura, al igual que el caso anterior, es obligación.
Solicitar a los compradores requisitos inexistentes: por ejemplo, adjuntar RUT, copia cédula, certificados de cámara de comercio, entre otros, o indicar información diferente de identificación, nombre o razón social y correo electrónico para obtener la factura electrónica.
Indicar al comprador que debe ingresar a ciertas páginas web: solicitar que se diligencie y adjunte información que no corresponde a exigencia de la normativa, o que ingrese a “ventas al por mayor”, sin mayores indicaciones.
Entregar un documento que no es factura, ni documento equivalente y que solo se puede obtenerse desde un sitio web: cuando la obligación es expedir una factura de venta y entregársela al comprador.
En estos casos, la factura electrónica se generará únicamente si ingresa a la dirección electrónica especificada por el emisor y ahí se registra la información, suscitando la pregunta, ¿qué sucede si el comprador no entra? ¿Se facturará electrónicamente?
Envío tardío o nulo de la factura electrónica: Si utiliza una plataforma para facturar electrónicamente, esta debe comunicarse con el servicio informático DIAN, la cual tiene implementado un modelo de validación previa para la expedición de facturas electrónicas de venta, el cual responde en fracciones de segundo.
No cumplir con los requisitos de la representación gráfica de la factura: no cumplen con lo definido en la Resolución 00042 de 2020, por ejemplo, el QR es ilegible en la mayoría de los casos, o no se relaciona la información del fabricante del software (apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico)
¿Qué debe usted tener en cuenta?
Lo primero es tener claridad sobre los requisitos a la factura de acuerdo con lo señalado en el artículo 617 del Estatuto Tributario:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Por otro lado, es fundamental que las empresas cuenten con un proveedor tecnológico que les proporcione una solución donde puedan expedir sus facturas electrónicas con los parámetros y regulaciones dictadas por la DIAN.
Como Facture, nuestro objetivo principal es ser su aliado para afrontar las exigencias de la DIAN y juntos darle un cumplimiento efectivo a la normativa desde nuestras soluciones de compliance y transparencia digital.
Es importante tener en cuenta que las visitas de la DIAN a los establecimientos comerciales continúan y es necesario cerciorarse de no infringir ninguna norma. Recuerde que nuestro equipo está a su disposición para aclarar cualquier duda al respecto y asesorarlo para implementar nuestra solución. Hable aquí con un asesor.
