Es vital para cualquier negocio llevar a cabo un proceso de comunicación eficaz durante el intercambio de información para responder de manera puntual y rápida a las demandas del mercado, con el claro objetivo de ganar nuevos clientes y retener a los existentes.
Este proceso de comunicación e intercambio de información entre empresas, clientes y socios comerciales, puede ser una tarea muy complicada si no se lleva a cabo con ayuda de alguna herramienta de automatización.
Con la implementación de soluciones EDI (Intercambio Electrónico de Datos) puedes brindar estabilidad, visibilidad y optimizar los procesos de un negocio, para cubrir los estándares y protocolos necesarios de transmisión de información. Pero, ¿cómo saber si tu negocio necesita esta solución?
Existen prácticas que pueden parecer normales durante la operación de un negocio, pero en realidad son errores que se han asumido como parte de los procesos diarios. Estos pueden no detectarse, hasta que traen consecuencias graves para el negocio como vicios de operación, sobrecostos y pérdida de clientes.
Por esta razón es muy importante que identifiques estos errores durante la comunicación e intercambio de información en tu negocio:
Error humano
Es esencial que el sistema de una empresa intercambie información con otra, con la menor intervención humana posible ya que el error humano es uno de los grandes problemas al momento de ingresar órdenes sin una herramienta de automatización. comúnmente sucede lo siguiente:
- Escritura ilegible en las órdenes
- Errores de tecleo
- Manejo incorrecto en el envío de los documentos
- Desatención en pedidos telefónicos recibidos incorrectamente
Estos errores provocan reingresos y pérdida de tiempo, lo que hace ineficiente la operación de la empresa y conduce a la pérdida de clientes.
Mala atención a los clientes
La comunicación de calidad con los clientes es crucial para tener éxito. Los aspectos que más valoran son la calidad del producto y el tiempo de respuesta para obtenerlo. Si llevas a cabo una serie de procesos tardados y burocráticos, probablemente has notado que algunos de tus clientes o socios comerciales no están contentos.
Una investigación realizada por Vonage menciona las consecuencias de un mal servicio al cliente. Tan solo en en los EEUU las empresas llegan a perder cerca de $41 mil millones de dólares cada año, debido a una mala experiencia del cliente.
Al implementar un sistema de colaboración B2B automatizado, es posible aumentar la satisfacción de los socios comerciales un 75%.
Aislamiento y pérdida de comunicación
Cuando los sistemas no se comunican entre sí, a menudo caen en errores de proceso y lagunas de información. Sin la tecnología adecuada, los canales de ventas se aíslan, lo que puede provocar retraso en la operación.
Desperdiciar el tiempo del equipo de trabajo
Los procesos de comunicación no automatizados pueden implicar mucho trabajo en actividades tediosas y de servicio, lo que impide que los trabajadores se centren en tareas más importantes que agreguen valor a la empresa.
Montañas de papel
¿Te has encontrado con una montaña de papeles en tu oficina? Esta es una clara señal de que necesitas optimizar tus procesos de comunicación. Además la migración de las transacciones en papel a las electrónicas reduce las emisiones de CO2, lo que hace que la empresa sea responsable socialmente y reduce costos de papel, de impresión, de almacenamiento, etc.
Estos son tan solo algunos de los problemas que pueden mermar la calidad de la información que se comparte. Pero afortunadamente con las soluciones EDI puedes entre muchos otros beneficios conseguir lo siguiente:
- Reducir costos al anular la interacción humana y ahorrar en productos tangibles. Según un artículo de la empresa SERES, la automatización de los procesos que evitan el error humano, puede generar un ahorro de entre el 65% y 80% para las empresas.
Tan solo en el sector de alimentos del Reino Unido, se estima que las empresas ahorran hasta 650 millones de libras esterlinas al año al implementar estas soluciones.
- Ahorrar tiempo al aumentar la velocidad de respuesta y el procesamiento de un pedido. Las soluciones EDI permiten automatizar y agilizar sustancialmente la gestión de documentos, como en el caso de las facturas electrónicas, reduciendo hasta un 70% del tiempo necesario para procesarlas, según SERES.
- Hay menos posibilidades de error humano ya que los sistemas intercambian datos directamente entre sí, por lo que nadie tiene que ingresar nada manualmente en un sistema.
Te invitamos a conocer las soluciones EDI de Ekomercio para mejorar la calidad de los datos que compartes en tu organización y eliminar la necesidad de volver a trabajar las órdenes, entre muchos otros beneficios. Conócenos.
