En Perú, el uso de la factura electrónica se ha consolidado como una pieza clave en la modernización del sistema tributario. Sin embargo, no todas las personas están familiarizadas con su componente visual: la representación impresa del comprobante electrónico, también conocida como "representación gráfica".
La representación impresa es una versión física o digital (PDF) de la factura electrónica, que resume la información contenida en el archivo XML enviado y validado por la SUNAT. Esta versión no tiene validez tributaria por sí misma, pero permite a los usuarios consultar los datos del comprobante de manera accesible.
En palabras simples, es la cara visible de la factura electrónica para los clientes o adquirientes que no gestionan sistemas electrónicos o necesitan una copia para contar con un soporte en papel o una copia digital para fines comerciales, logísticos o de archivo.
Cuando un emisor electrónico genera los datos para una factura, se produce un archivo en formato XML con toda la información fiscal requerida por la autoridad más datos adicionales aplicables a su operación. A partir de ese momento podrá generar la Representación Impresa (RI) en papel o PDF a manera de apoyo visual para que el emisor pueda validar su contenido.
Seguido, se envía el archivo a la SUNAT (o a un Operador de Servicios Electrónicos - OSE) para su validación y obtención de una Constancia de Recepción (CDR) - Aceptado o Aceptado con observaciones. Es a partir de ese momento que gana la condición de factura electrónica válida y ya el sistema del emisor podrá entregarla al cliente. Aunque este documento no reemplaza al XML validado, contiene datos esenciales para que el receptor verifique la validez del comprobante de acuerdo a la operación comercial acordada.
Desde que la facturación electrónica se volvió obligatoria en el año 2022 para los contribuyentes, SUNAT ha realizado diversas modificaciones a la normativa base para simplificar, estandarizar y mejorar la legibilidad de la representación impresa.
Algunos de los hitos principales:
SUNAT ha establecido que la representación impresa debe contener ciertos datos mínimos, divididos en tres categorías:
Estos campos deben aparecer siempre en la representación impresa, a continuación, les compartimos algunos campos a manera de ejemplo:
Y otros campos mandatorios, te invitamos a contactarnos a través de nuestros asesores comerciales para conocer todo el detalle.
A continuación, compartiremos algunos ejemplos de este tipo de campos que solo se incluyen de corresponder:
Y otros campos condicionales, te invitamos a contactarnos a través de nuestros asesores comerciales para conocer todo el detalle.
Estos campos pueden incluirse para mayor detalle o para fines comerciales, pero no son exigidos por SUNAT:
Y otros campos opcionales, te invitamos a contactarnos a través de nuestros asesores comerciales para conocer todo el detalle.
Desde la Resolución de Superintendencia N° 193-2020/SUNAT, el uso del código QR en la representación impresa es obligatorio para facturas electrónicas y boletas. Este código permite que el receptor valide el comprobante directamente desde un dispositivo móvil.
Las principales normas que regulan la representación impresa de la factura electrónica en Perú son:
La representación impresa de la factura electrónica cumple un rol clave para facilitar la interacción entre emisores y receptores, ofreciendo un formato accesible y entendible, sin perder trazabilidad ni validez. Con el tiempo, ha evolucionado para adaptarse a nuevas tecnologías y brindar una experiencia más segura, estandarizada y útil para todos los contribuyentes.