El sector bancario peruano opera en un entorno de alta exigencia normativa y grandes volúmenes de transacciones con proveedores. Los equipos de Administración y Finanzas gestionan miles de comprobantes electrónicos al mes, bajo la supervisión creciente de SUNAT y los estándares de control interno propios de la industria.
Sin embargo, muchos de esos procesos siguen dependiendo de la revisión manual, la gestión por correo electrónico y la ausencia de trazabilidad centralizada. El resultado es un conjunto de desafíos que generan costos operativos, riesgos regulatorios y vulnerabilidades que solo se hacen visibles cuando el daño ya ocurrió.
Este documento identifica los cinco principales desafíos que se encuentran en la industria.
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$13.70 USD costo promedio por factura procesada manualmente |
El procesamiento manual de facturas de proveedores en el sector bancario peruano genera costos operativos que rara vez se miden con precisión — y que se acumulan de forma silenciosa en cada ciclo de pago. |
Ardent Partners, la firma de investigación especializada en cuentas por pagar con más de una década de benchmarking global, estima que el costo promedio de procesar una factura de forma manual asciende a $13.70 USD por documento. El mismo reporte señala que las organizaciones sin automatización tardan en promedio 17.9 días en procesar una sola factura desde su recepción hasta el pago aprobado. En contraste, las organizaciones con procesos automatizados completan ese ciclo en 3.4 días.
Para una institución financiera que gestiona miles de facturas de proveedores al mes, la brecha entre esos dos escenarios no es solo operativa, es estratégica. Solo el 48% de los proveedores facturan electrónicamente, lo que perpetúa ciclos largos, alto riesgo de error y ausencia de trazabilidad.
En el sector bancario peruano, donde los controles internos son más estrictos y la supervisión regulatoria más intensa, ese costo oculto se multiplica. Cada factura que pasa por revisión manual sin validación automática ante SUNAT representa no solo un costo operativo sino también un punto ciego en el cumplimiento tributario.
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17.9 días ciclo promedio de cuentas por pagar sin automatización |
El ciclo de aprobación de facturas de proveedores en banca opera entre dos tensiones: la necesidad de control y la presión por eficiencia. Sin automatización, ninguna de las dos se logra bien. |
Ardent Partners documenta que las organizaciones sin automatización tardan en promedio 17.9 días en procesar una factura desde su recepción hasta el pago aprobado. Las organizaciones con flujos automatizados completan ese ciclo en 3.1 días. El mismo reporte señala que el 49% de los equipos de cuentas por pagar identifica los ciclos de aprobación prolongados como su principal desafío operativo, y el 47% cita las excepciones en facturas como la principal fuente de ineficiencia (Ardent Partners, AP Metrics That Matter in 2024).
La ausencia de reglas de derivación automática genera un problema estructural dual. Por un lado, facturas de montos bajos y proveedores recurrentes consumen el mismo nivel de revisión que contratos de alto valor , sobrecargando al equipo sin añadir valor proporcional. Por otro, sin umbrales de monto que escalen automáticamente la aprobación, facturas que deberían requerir revisión ejecutiva pueden procesarse a niveles inferiores, generando exposición de control interno.
En instituciones financieras, este desequilibrio tiene consecuencias directas: pagos fuera de plazo generan tensión con proveedores estratégicos, la oportunidad de acceder a descuentos por pronto pago desaparece, y el equipo de finanzas destina tiempo a gestionar el flujo de facturas pendientes en lugar de analizar y optimizar el proceso.
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3 días calendario plazo para declarar un comprobante ante SUNAT tras su emisión |
La normativa SUNAT crea una ventana de tiempo en la que un comprobante puede ser modificado por el emisor sin que el receptor lo sepa y sin que el pago ya procesado pueda revertirse con facilidad. |
La Resolución de Superintendencia N.° 097-2012/SUNAT y sus modificatorias establecen que el emisor tiene un plazo máximo de 3 días calendario desde la fecha de emisión para declarar un comprobante electrónico ante SUNAT. Ese mismo marco permite al emisor generar notas de crédito o débito para modificar o anular facturas ya emitidas, sin que exista un mecanismo automático que notifique al receptor del cambio.
El resultado práctico es una brecha operativa documentada: el banco puede recibir una factura, validarla internamente como correcta y aprobarla para pago, mientras el proveedor ya emitió una nota de crédito que la modifica o anula en el sistema de SUNAT. Sin un sistema que cruce automáticamente cada comprobante recibido contra el estado real en SUNAT antes del pago, esa discrepancia solo se detecta después de que el dinero ya salió.
Recuperar un pago en exceso en el sector bancario no es un trámite menor: implica coordinación con el proveedor, correcciones contables, documentación del error para auditoría interna y, en algunos casos, gestiones tributarias ante SUNAT. El costo real no es solo el monto del exceso pagado, es el tiempo del equipo de finanzas destinado a corregir algo que un proceso automatizado habría evitado.
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5 años período de retención digital obligatorio para comprobantes electrónicos |
La obligación de conservar comprobantes electrónicos por 5 años aplica tanto al emisor como al receptor. En el sector bancario, esa trazabilidad raramente está centralizada ni disponible de forma inmediata. |
La Resolución de Superintendencia N.° 117-2017/SUNAT y sus modificatorias establecen la obligación de conservar los comprobantes electrónicos por un período mínimo de 5 años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de emisión. Esta obligación aplica tanto para los emisores como para los receptores, en este caso, las instituciones financieras que reciben facturas de sus proveedores.
El documento que debe conservarse no es el PDF del comprobante: es el archivo XML original con firma digital y la Constancia de Recepción (CDR) que acredita su validez ante SUNAT. Sin ese CDR adjunto al registro contable, el comprobante no tiene valor probatorio ante una fiscalización, independientemente de si el pago fue realizado correctamente.
SUNAT ha fortalecido progresivamente sus capacidades de fiscalización electrónica, cruzando automáticamente información de emisores y receptores. Una institución financiera que no pueda demostrar la cadena completa,XML firmado, CDR y estado del comprobante al momento del pago, queda expuesta a observaciones tributarias con sanciones proporcionales. La dispersión del historial entre correos, carpetas compartidas y sistemas no integrados transforma cada requerimiento de SUNAT en un proceso de búsqueda manual que consume tiempo crítico del área de cumplimiento.
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86% de los fraudes ocupacionales corresponden a apropiación de activos.
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Las instituciones financieras son objetivo natural de esquemas de facturación fraudulenta. Su volumen de proveedores, la complejidad de sus procesos de pago y la descentralización de las áreas de compras crean condiciones para que comprobantes manipulados pasen inadvertidos. |
Según el informe Occupational Fraud 2022 de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), la apropiación de activos representa el 86% de todos los casos de fraude ocupacional documentados en 2,110 casos investigados en 133 países, con una pérdida mediana de $100,000 USD por caso. Dentro de esa categoría, los esquemas de facturación falsa (billing schemes) son el subtipo más frecuente y el que registra las pérdidas medianas más elevadas, lo que los posiciona como uno de los principales vectores de riesgo en entornos con alto volumen de cuentas por pagar.
El comprobante electrónico en Perú incluye una firma digital y un código hash que garantizan la integridad del documento XML. Si alguien modifica el comprobante, alterando montos, datos del emisor o información de ítems, el hash deja de coincidir con el contenido declarado ante SUNAT. Sin una herramienta que verifique automáticamente esa integridad en el momento de recepción, el banco no tiene forma de detectar la manipulación antes de procesar el pago.
La revisión manual del PDF, sin verificación del XML subyacente, es funcionalmente equivalente a no verificar nada: el PDF puede aparecer correcto mientras el comprobante ya fue alterado en su estructura original. Esta vulnerabilidad es especialmente relevante en el contexto bancario peruano, donde el volumen de proveedores y la descentralización de los procesos de compras crean múltiples puntos de entrada para esquemas de facturación fraudulenta.
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Fuentes: ACFE Report to the Nations· Ardent Partners AP Metrics That Matter · SUNAT R.S. N.° 097-2012 y N.° 117-2017