En Perú, el uso de la factura electrónica se ha consolidado como una pieza clave en la modernización del sistema tributario. Sin embargo, no todas las personas están familiarizadas con su componente visual: la representación impresa del comprobante electrónico, también conocida como "representación gráfica".
¿Qué es la representación impresa de la factura electrónica?
La representación impresa es una versión física o digital (PDF) de la factura electrónica, que resume la información contenida en el archivo XML enviado y validado por la SUNAT. Esta versión no tiene validez tributaria por sí misma, pero permite a los usuarios consultar los datos del comprobante de manera accesible.
En palabras simples, es la cara visible de la factura electrónica para los clientes o adquirientes que no gestionan sistemas electrónicos o necesitan una copia para contar con un soporte en papel o una copia digital para fines comerciales, logísticos o de archivo.
¿Cómo se origina?
Cuando un emisor electrónico genera los datos para una factura, se produce un archivo en formato XML con toda la información fiscal requerida por la autoridad más datos adicionales aplicables a su operación. A partir de ese momento podrá generar la Representación Impresa (RI) en papel o PDF a manera de apoyo visual para que el emisor pueda validar su contenido.
Seguido, se envía el archivo a la SUNAT (o a un Operador de Servicios Electrónicos - OSE) para su validación y obtención de una Constancia de Recepción (CDR) - Aceptado o Aceptado con observaciones. Es a partir de ese momento que gana la condición de factura electrónica válida y ya el sistema del emisor podrá entregarla al cliente. Aunque este documento no reemplaza al XML validado, contiene datos esenciales para que el receptor verifique la validez del comprobante de acuerdo a la operación comercial acordada.
¿Cuáles son los cambios a lo largo del tiempo?
Desde que la facturación electrónica se volvió obligatoria en el año 2022 para los contribuyentes, SUNAT ha realizado diversas modificaciones a la normativa base para simplificar, estandarizar y mejorar la legibilidad de la representación impresa.
Algunos de los hitos principales:
- Resolución de Superintendencia N° 188-2010/SUNAT: estableció las disposiciones iniciales para los comprobantes electrónicos.
- Resolución de Superintendencia N° 097-2012/SUNAT: introdujo ajustes importantes y creó el Sistema de Emisión Electrónica (SEE).
- Resolución de Superintendencia N° 300-2014/SUNAT: especificó el contenido mínimo y formato de la representación impresa.
- Modificaciones posteriores (como la N.º 193-2020/SUNAT y N.º 128-2021/SUNAT) han permitido adaptar el formato para incluir códigos QR, facilitar la verificación en línea, y permitir nuevos esquemas de validación.
- Resolución N° 123-2022/SUNAT: depreca el formato de Factura‑Guía, retirándolo como sustento valido para el traslado de bienes en el país y se mejora la legibilidad de la representación impresa de la factura electrónica, permitiendo el uso de textos descriptivos.
¿Cuál es la estructura de la representación impresa?
SUNAT ha establecido que la representación impresa debe contener ciertos datos mínimos, divididos en tres categorías:
- Campos obligatorios (mandatorios)
Estos campos deben aparecer siempre en la representación impresa, a continuación, les compartimos algunos campos a manera de ejemplo:
- Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor.
- Número de RUC del emisor
- Tipo de documento ("Factura Electrónica").
- Número de serie y correlativo del comprobante.
- Fecha de emisión.
- Tipo de moneda en la cual se emite la factura electrónica.
- Apellidos y nombres, denominación o razón social del adquirente o usuario.
- Tipo y número de documento del adquirente o usuario.
- Unidad de medida por ítem.
- Cantidad de unidades por ítem.
- Descripción detallada del servicio prestado, bien vendido o cedido en uso, indicando las características.
- Precio de venta unitario por ítem.
- Total valor de venta (Al menos de una de las siguientes operaciones: gravadas, inafectas, exoneradas, exportación).
- Código QR o URL de consulta (obligatorio desde 2021).
Y otros campos mandatorios, te invitamos a contactarnos a través de nuestros asesores comerciales para conocer todo el detalle.
- Campos condicionales
A continuación, compartiremos algunos ejemplos de este tipo de campos que solo se incluyen de corresponder:
- Nombre comercial
- Información de la guía de remisión.
- Datos del comprobante que se modifica (en el caso de notas de crédito o débito).
- Retenciones o percepciones aplicadas.
- Sumatoria del ICBPER.
- Sumatoria de otros tributos.
- Sumatoria otros cargos (que no afectan la base imponible del IGV).
- Sumatoria otros descuentos (que no afectan la base imponible del IGV).
- Cargos y/o descuentos globales.
- Información del agente de retención, cuando aplique.
Y otros campos condicionales, te invitamos a contactarnos a través de nuestros asesores comerciales para conocer todo el detalle.
- Campos opcionales
Estos campos pueden incluirse para mayor detalle o para fines comerciales, pero no son exigidos por SUNAT:
- Logo de la empresa emisora.
- Código del cliente interno.
- Información adicional para control interno o marketing.
- Condiciones de pago (cuando no son esenciales para la validez tributaria).
- Glosas o mensajes comerciales.
Y otros campos opcionales, te invitamos a contactarnos a través de nuestros asesores comerciales para conocer todo el detalle.
¿Cuál es la importancia del código QR?
Desde la Resolución de Superintendencia N° 193-2020/SUNAT, el uso del código QR en la representación impresa es obligatorio para facturas electrónicas y boletas. Este código permite que el receptor valide el comprobante directamente desde un dispositivo móvil.
¿Qué normativa rige este proceso?
Las principales normas que regulan la representación impresa de la factura electrónica en Perú son:
- Resolución de Superintendencia N° 188-2010/SUNAT:
- Resolución de Superintendencia N° 097-2012/SUNAT:
- Resolución de Superintendencia N° 300-2014/SUNAT:
- Resolución de Superintendencia N° 193-2020/SUNAT:
- Resolución de Superintendencia N° 123-2022/SUNAT:
¿Existe algún formato normado?
- No hay un formato gráfico único exigido por la SUNAT, pero sí una estructura mínima de datos obligatorios.
- El QR debe contener datos como RUC emisor, tipo y número de documento, fecha de emisión, importe total, y código hash.
- El tamaño y diseño pueden adaptarse a la imagen corporativa (por ejemplo: vertical A4, horizontal A4 o térmico/ticket), siempre que se cumpla con la legibilidad y requisitos exigidos por la autoridad.
Conclusión
La representación impresa de la factura electrónica cumple un rol clave para facilitar la interacción entre emisores y receptores, ofreciendo un formato accesible y entendible, sin perder trazabilidad ni validez. Con el tiempo, ha evolucionado para adaptarse a nuevas tecnologías y brindar una experiencia más segura, estandarizada y útil para todos los contribuyentes.
